M365 授權使用狀態

全面掌握 M365 與 O365 應用狀況，提升企業效能與安全性

隨著數位科技在企業中扮演越來越重要的角色，Microsoft 365 和 Office 365 應用程式已成為許多組織不可或缺的生產力工具。然而，有效管理和監控這些應用程式的使用情況對IT團隊來說是一大挑戰。缺乏完善的監控機制，可能導致資源浪費、安全隱患以及生產力低落等問題。

以 Microsoft Teams 為例，如果無法適當監控使用情況，組織將難以發現是否存在過度使用或濫用的情況，從而可能耗費大量資源並影響整體網路性能。此外，如果員工不當分享機密文件或敏感資訊，也可能引發數據外洩的風險。再者，未能及時發現某些應用程式的使用率異常低落，可能無法及時調整IT資源分配。導致資源閒置浪費。

因此，建立一套完善的 Microsoft 365 和 Office 365 應用程式使用監控機制，對於提高組織的資訊安全性、提升員工生產力以及優化 IT 資源管理至關重要。

解決問題：

  • 缺乏全面的使用情況監控：許多組織僅能監控部分 Microsoft 365 和 Office 365 應用程式的使用情況，例如 Exchange Outlook 的郵件活動，但卻難以獲得 Teams、SharePoint、OneDrive 等其他應用程式的完整使用數據，導致無法全面掌握整體使用狀況。
  • 監控數據維度單一：目前的監控系統通常只提供基本的使用量數據，例如活躍用戶數、訊息數等，缺乏對使用行為(如檔案分享、會議參與等)以及使用環境(作業系統、裝置等)的深入分析，難以洞悉潛在的風險或問題所在。。
  • 缺乏即時異常監控與預警：當某些應用程式的使用量或使用行為出現異常時 (如 OneDrive 外部分享檔案數突增)，需要及時發現並採取應對措施，但現有系統往往無法提供實時異常監控和預警功能，導致問題被延遲發現。

即時監控與多維度分析，助力 IT 團隊優化資源配置與風險管理

M365 服務使用狀態分析是一款專為 IT 團隊設計的整合性 Microsoft 365 和 Office 365 應用程式監控解決方案，旨在協助組織全面掌握這些應用程式的使用情況，優化資源配置，提高安全性和員工生產力。隨著企業日益依賴 Microsoft 生產力應用，有效管理和監控其使用情況已成為當務之急。M365 服務使用狀態分析致力於解決以下關鍵需求：

全方位使用情況監控

M365 服務使用狀態分析整合了一系列預設的分析報表，涵蓋Microsoft 365 和 Office 365 中絕大部分應用程式，如 Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive 等，幫助 IT 團隊全面掌握組織內部這些應用程式的整體使用量、使用行為以及使用環境等數據，避免遺漏任何疏漏。

多維度深入分析

除了基本的使用量數據外，平台還提供對使用行為 (如文件分享、會議參與等) 和使用環境 (作業系統、裝置等) 的多維度分析，讓 IT 團隊能夠深入瞭解應用程式的使用模式，快速發現潛在的風險或問題所在。

實時異常監控與預警

內建異常監控功能，當某些應用程式的使用量或使用行為出現異常時 (如 OneDrive 外部分享檔案數突增)，能夠在報表中及時發現，確保 IT 團隊能夠第一時間採取應對措施，有效降低風險，維護組織安全。

一站式 M365 使用狀況可視化，實時掌控運行動態

為方便管理員集中掌控 M365 生態的整體運行狀況，設置了一張儀表板報表，彙總了各個分析報表的核心監控項目，提供一站式、實時化的使用情況可視化體驗。

  • 應用程式使用率：
    展示 Teams、OneDrive 等多個核心 M365 應用程式的最新使用率，配以直觀的環形圖和顏色預警指示，快速引導關注熱點。
  • 日期趨勢監控：
    用折線圖展示各大應用的關鍵指標，如 OneDrive 活躍檔案數、Outlook 收發信量、線上會議數量變化情況，一目了然地檢視潛在的使用率異常點，快速鎖定風險發生時間點。
  • 登入與使用情況追蹤：
    監控 M365 與 O365 的每日登入與使用數，及時對 M365 帳戶層級異常做監控，發現風險事件發生情況。

 

一覽無遺的使用授權現況，有效管控 M365 資源

適當監控 M365 應用程式的使用與授權狀態，是提升資源利用效率的關鍵所在。本報表的 M365 使用與授權狀態分析，藉由計算活躍用戶數與授權數的比率來瞭解組織內的使用情況，並且以清楚易懂的視覺化呈現，協助 IT 團隊全面掌握組織內部M365 資源的使用現況。

  • 多維度使用率分析：
    除了整體使用率數據，報表還按日期、組別以及應用程式類型等維度，提供授權用戶的活躍使用率分佈情況，讓管理員能夠精準評估不同部門和應用的資源配置狀況。
  • 授權利用率監控：
    系統持續追蹤 M365 總授權數與實際活躍用戶數的比率，並且根據不同使用程度來視覺化呈現各應用程式。能夠清楚地提醒IT團隊及時調整授權策略，避免資源的閒置浪費。
  • 異常使用情況預警：
    基於時間維度的數據分析，從圖表能識別出各應用程式使用率異常高低的情況，讓管理員了解時間區間內授權用戶的活躍數，並針對異常應用程式作出调整。

監控每日登入狀況，第一時間發現風險

用戶登入行為的安全性對組織而言至關重要。登入活動監控報表，匯總了登入帳號數、嘗試登入次數、登入結果等關鍵數據，並根據日期、組別等維度進行多層分析，助力安全團隊實時監控整體登入情況。

  • 登入趨勢追蹤：
    針對關鍵登入指標如帳號數、嘗試次數等，報表提供直觀的折線圖展示其歷史趨勢變化情況。輔以嘗試登入結果長條圖，助力團隊找出異常發生情況。

全面解析 Office 365 使用現狀，優化資源分配

Office 365應用程式套件作為眾多企業的日常生產力工具，其使用情況影響了組織的工作效率。本平台的Office 365使用分析模組，涵蓋了總活躍用戶數、應用程式使用率等核心指標,助力IT團隊全面評估各類應用的使用狀況。

  • 應用程式使用率分析：
    按日期、組別、作業系統等維度，報表詳細展現各類Office應用程式的使用率情況，讓管理員一目了然地掌握低使用率資源。
  • 異常使用率監測：
    基於每日使用資訊，能觀察一個或多個Office應用程式出現異常高低的使用率情況，助力資源調配的優化或風險管理。
  • 各作業系統登入數：
    可針對單日或時間區間範圍，理解嘗試登入的作業系統

解析 OneDrive 和 SharePoint 使用狀況，把控容量分配和數據安全

作為 Microsoft 365 協作生態系統中的核心應用，OneDrive 和 SharePoint 在企業內部扮演著文件存儲、共享和協同辦公的重要角色。OneDrive 和 SharePoint 使用分析，關注這兩個應用的使用量、使用率和外部共享檔案數等關鍵指標，為管理員提供全方位、多維度的使用狀況解析，助力合理分配存儲資源，及時發現潛在的數據安全風險。

  • 多層級使用量監控：
    按照組織、部門、個人等不同層級，實時追蹤 OneDrive 和 SharePoint 的總體使用量、剩餘可用空間等，建立容量佈局的全景圖像，掌握容量分配使用的狀態。
  • 詳細使用率分析：
    除總體使用率數據外，報表還可以按日期、組別、使用者等多個維度進行篩選、分析，了解 OneDrive 和 SharePoint 在各個層面的使用率情況，識別出容量閒置或過度使用。
  • 活躍檔案監測：
    持續統計和分析 OneDrive 和 SharePoint 上活躍檔案的數量，觀察使用率與活躍檔案的波動趨勢
  • 檔案分享監控：
    關注 OneDrive 和 SharePoint 上外部共享檔案數量的變化，提供安全團隊監測異常升高的情況並介入分析，防範數據洩露事件的發生。

精準分析 Mailbox 使用狀況，提早發現異常狀態

作為企業日常溝通的主要渠道，Exchange 佔用了龐大的資源。Outlook Mailbox 監控報表匯總了收信數、寄信數、使用容量、容量使用率等核心指標，配合組別、使用者等維度的分析，助力團隊全面評估 Mailbox 資源的利用狀況。

  • 多維度使用率分析：
    按日期、組別、使用者等不同維度,分析每一個Mailbox的收發信量和容量使用情況。
  • 使用趨勢監測：
    通過直觀的折線圖展示收、寄信數的變化趨勢，輔助管理員及時發現收寄信數異常波動
  • 應用程式使用分析：
    報表同時涵蓋非 Outlook 應用程式對 Mailbox 的使用情況統計。如存在大量此類訪問行為，可進一步排查是否有數據泄露風險

360° 剖析 Teams 使用全景，了解團隊溝通協作狀態

Teams 使用分析報表全面覆蓋了 Teams 各項核心使用場景，包括文字訊息、會議等，讓管理員可以從多個維度去評估 Teams 在組織內部的使用情況和價值發揮。

  • 訊息活躍度分析：
    按日期統計並展現 Teams 內私人及團體訊息的發送量，讓管理員快速了解訊息使用的趨勢分布。
  • 會議使用監測：
    統計會議發生數量，並區分組織會議與參與會議，掌握團隊每日會議狀態

線上雲端會議使用狀況全景解析

隨著混合辦公模式的日漸普及，線上會議的使用頻率和重要性大大增加。線上會議分析報表集中展現組織內部各類線上會議的使用情況，助力管理員理解團隊會議參與詳細情況

  • 會議活動監測：
    按日期、組別、會議形式，細分統計組織內部和參與的各類線上會議活動數量
  • 會議時長分析：
    進一步分析各類會議的總時長和平均持續時間，讓管理員洞見不同會議類型和組別的使用習慣，為會議優化提供方向。

採購時機

缺乏對 Microsoft 365 和 Office 365 應用使用情況的完整監控時：

當組織大量依賴 Microsoft 365 和 Office 365 生產力應用程式，但卻缺乏對這些應用使用情況的全面監控能力時，可考慮採購像『M365服務使用狀態分析』這樣的一體化監控解決方案。它可以幫助 IT 團隊全面掌握組織內部這些應用的使用量、使用行為和使用環境數據，從而優化資源分配、提高安全性和生產力。

需要對應用使用情況進行多維度深入分析時

如果您的 IT 團隊目前只能獲取應用使用的基本數據，難以深入分析使用行為模式和潛在問題根源，那麼採用『M365服務使用狀態分析』這一提供多維度分析能力的解決方案就極為必要。它可以助力您透過對使用行為 (如文件分享、會議參與) 和使用環境 (作業系統、裝置) 的分析，快速發現潛在風險或問題所在。

需要實時監控並快速應對異常使用情況時

當組織需要監控 Microsoft 365 和 Office 365 應用的使用狀況，及時發現異常情況 (如數據外洩風險) 並迅速作出應對時，採購具備異常監控與預警功能的『M365服務使用狀態分析』解決方案就顯得十分必要。它能在報表中第一時間發現異常使用行為，確保 IT 團隊能夠及時介入，有效控制潛在風險。

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